Văn thư
Văn thư nhận công văn, vào sổ, trình lãnh đạo, theo dõi hạn xử lý, rồi lại đánh số và đóng dấu công văn đi. Ziro Office làm các bước đó trên máy, số văn bản tự nhảy liên tục theo sổ từng năm. Lãnh đạo đi công tác vẫn mở điện thoại giao việc được.
Văn thư kéo file PDF công văn vào, hệ thống đọc phần chữ có sẵn để điền gợi ý số, ngày, cơ quan gửi và trích yếu, văn thư chỉ việc kiểm lại. Văn bản có chữ ký số thì được kiểm tra chữ ký ngay khi nhận. Văn bản hoả tốc, thượng khẩn thì người phụ trách nhận thông báo liền.
Giám đốc đang ở sân bay vẫn mở phiếu chỉ đạo trên điện thoại, chọn phòng chủ trì, đơn vị phối hợp và người cần biết. Người được giao có thể chuyển tiếp, xin giao lại kèm lý do hoặc chỉ lưu hồ sơ. Hạn xử lý tính theo ngày làm việc, sắp đến hạn và quá hạn đều có nhắc.
Chuyên viên soạn dự thảo từ mẫu có sẵn hoặc tải file lên, trình duyệt qua quy trình của công ty. Lãnh đạo ký số xong, văn thư bấm phát hành là hệ thống cấp số, đóng dấu số của tổ chức và vào sổ cùng lúc. Văn bản gửi đi qua email, chuyển nội bộ sang đơn vị khác hoặc ghi nhận gửi bưu điện.
Cuối năm in sổ đăng ký công văn đến, đi ra PDF để lưu. Mỗi công văn đi liên kết với công văn đến mà nó trả lời, nên mở một văn bản là thấy cả chuỗi trao đổi. Văn bản mật chỉ ghi số và trích yếu trong sổ riêng, không lưu file trên hệ thống.
Tài liệuKho tài liệu có phân quyền, tìm theo nội dung, sửa Word, Excel ngay trên trình duyệt.
Ký sốKý số PDF, ký hàng loạt một lần duyệt, quản lý con dấu số và kiểm tra chữ ký nhận được.
Sinh văn bảnTạo hợp đồng, quyết định, phiếu lương từ mẫu Word của công ty và dữ liệu có sẵn.
Quy trìnhVẽ quy trình duyệt theo chuẩn BPMN, thiết kế biểu mẫu và cài việc tự làm ở từng bước.Bạn nhập sổ đang dùng theo file mẫu, hệ thống đánh số tiếp từ số cuối cùng trong sổ cũ. Sang năm mới, sổ của năm sau tự mở từ ngày 1 tháng 1.
Mỗi pháp nhân có sổ, ký hiệu và con dấu riêng. Công văn gửi giữa các đơn vị trong cùng hệ thống được chuyển thẳng vào mục tiếp nhận của đơn vị nhận.
Hiện tại hệ thống gợi ý thông tin từ PDF có sẵn lớp chữ. Với bản scan chỉ có ảnh, văn thư nhập các trường thông tin bằng tay, file scan vẫn được lưu kèm.
Để lại thông tin, trong một ngày làm việc chúng tôi sẽ gọi lại để hẹn giờ. Buổi demo khoảng 30 phút, tập trung vào đúng phòng ban bạn quan tâm.
Hoặc gửi email cho chúng tôi: [email protected]
